「言った・言わない」を防ぐ、電話対応の小さな仕組み

旅する大家のヨネヤです。

先日、自宅にいると1本の電話がかかってきました。
出てみると「警視庁の者ですが」という声。

典型的な特殊詐欺の電話だったようです。

私のスマホは通話録音のアナウンスが流れる設定になっているのですが、そのアナウンスが流れた途端相手はすぐに電話を切ってしまいました。

正直、「どんな手口なのか最後まで聞いてみたいな」と思えるくらい、冷静に対応できました。
これはあらかじめ『確認する仕組み』を作っていたからです。

実はこれ私たち大家が日々行う、入居者さんや業者さんとのやり取りでも、同じことが言えます。

ここからが、今日の「学びのコーナー」です。

大家業でも、電話一本のやり取りは日常茶飯事です。

「入居者さんを名乗る人からの解約連絡」

「業者さんからの金額変更の急な連絡」

こうした電話での会話を、メモも取らずに鵜呑みにしてしまうと、あとで『言った・言わない』のトラブルに発展してしまいます。

私自身、まだ大家業に慣れていない頃、入居者さんからの設備不良の連絡を電話口で真に受け、事実確認もしないまま業者さんを手配してしまい、後から高額な費用負担をめぐって揉めてしまった苦い経験があります。

『まず客観的な事実を確認する』というワンクッションを挟まなかったことが、あの時の最大の反省点でした。

そこで今、私が実際に行っている対応は2つあります。

1つ目は警察対応のルールです。
うちの所有物件には、防犯カメラを設置している関係で、警察から映像提供の電話を受けることが時々あります。
その際は必ず、相手の部署と名前を確認し、「一度確認して折り返します」と伝えて電話を切ります。

そして自分で調べた警察署の代表番号にかけ直して、その職員さんが本当に在籍しているか確認しています。
名乗られた番号をそのまま信用しないのがポイントです。

2つ目は通話録音の自動化です。
手動での録音は忘れてしまうため、通話が始まると自動で録音される設定にしています。
同時に、通話開始時に「この通話は録音されます」というアナウンスが双方に流れるようにしています。

これがあるだけで、相手が誠実な業者や入居者であれば何の問題もなく、逆に怪しい相手には強力な牽制になります。

■ スマホの録音設定について

「自分のスマホでもできるの？」と思われた方のために、簡単にまとめておきますね。

iPhoneの場合
標準の電話アプリで対応できます。
通話中に画面に表示される録音ボタンをタップするだけで、双方に自動アナウンスが流れて録音が開始され、通話後は自動的にメモアプリに保存されます。

Androidの場合
少し事情が複雑で、機種やキャリアによって対応がまちまちです。
標準の電話アプリに録音機能が備わっている端末もありますが、日本国内では無効化されている機種も多いのが実情です。

私の場合、愛用している『Pixel 10 Pro』の『通話メモ』という機能を使っています。
設定から通話メモをオンにしておくだけで、通話中に自動で録音が始まり、双方にアナウンスが流れる仕組みです。

お使いの機種で見当たらない場合は、ご利用のキャリア（ドコモ・au・ソフトバンクなど）が提供している、有料の『通話録音サービス』を利用するのが一番確実です。

大切なのは『録音していることを最初にお互いが認識する』という状態を作ること。
これがあるだけでトラブルが未然に防げますし、お互いにとって誠実なやり取りの証明にもなります。

ここで、よくある質問に答えます。

Q：「録音のアナウンスが流れると、業者さんや入居者さんに警戒されて関係が悪くなったりしませんか？」

A：むしろ逆です。

このアナウンスは双方に対して流れるものなので、「お互いの勘違いを防ぎ守るための仕組みです」と伝えておけば、誠実な相手ほど安心してくれます。

今の時代、自動録音はトラブルを防ぐための『当たり前の仕組み』です。
こちらが『気まずいな……』とオドオドせず、当たり前のインフラとして堂々と導入しておくことが、結果的にお互いの安心に繋がりますよ。

■ 結びの言葉

電話一本の「確認する仕組み」は、詐欺対策だけでなく、入居者・業者との信頼関係を守る土台にもなります。

スマホの設定を少し見直すだけで、旅先にいても安心できる自主管理を支えてくれます。
こうした小さな仕組みの積み重ねこそが、経営の安定に一番効きますよ。

それでは、またお会いしましょう。
ヨネヤ